Ավտոմատացրեք կրկնվող աշխատանքը․ ինչպես է բիզնեսի ավտոմատացումը բարձրացնում արդյունավետությունը

Շատ բիզնեսներում աշխատակիցների աշխատանքային ժամանակի զգալի մասը ծախսվում է կրկնվող գործողությունների վրա։

Տվյալների մուտքագրում։
Email-ներ։
Հաշվետվություններ։
Follow-up-ներ։
Տարբեր համակարգերում նույն տեղեկատվության լրացում։
Աղյուսակների թարմացում։
Կրկնվող հարցումների մշակում։

Առանձին վերցրած՝ այս գործողություններից յուրաքանչյուրը կարող է փոքր թվալ։ Սակայն երբ դրանք կատարվում են ամեն օր և մեծ ծավալով, կարող են խլել հարյուրավոր աշխատանքային ժամեր և ստեղծել լրացուցիչ օպերացիոն ծախսեր։

Հենց այստեղ է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը կարող է էական տարբերություն ստեղծել։

Ի՞նչ է բիզնեսի ավտոմատացումը

Business automation-ը տեխնոլոգիաների կիրառումն է՝ կրկնվող բիզնես գործընթացները նվազագույն ձեռքով միջամտությամբ իրականացնելու համար։

Փոխարենը, որ աշխատակիցը նույն գործողությունները կրկնի ամեն անգամ, ավտոմատացված workflow-ը կարող է կատարել անհրաժեշտ քայլերը՝ նախապես սահմանված կանոնների հիման վրա։

Օրինակ՝ երբ պոտենցիալ հաճախորդը կայքի միջոցով հայտ է ուղարկում, ավտոմատացված գործընթացը կարող է՝

ստեղծել հաճախորդի գրանցում CRM-ում,
ծանուցել պատասխանատու աշխատակցին,
ուղարկել հաստատման email,
ստեղծել follow-up առաջադրանք,
թարմացնել գործարքի փուլը CRM-ում,
պահպանել ստացված տեղեկատվությունը համապատասխան համակարգում։

Այս դեպքում աշխատակիցը ստիպված չէ յուրաքանչյուր քայլ կատարել ձեռքով։

Ի՞նչ կարելի է ավտոմատացնել

Ավտոմատացումը կարող է կիրառվել բիզնեսի բազմաթիվ գործընթացներում։

Տվյալների մուտքագրում և համաժամացում

Եթե նույն տեղեկատվությունը անհրաժեշտ է մուտքագրել մի քանի համակարգերում, ավտոմատացումը կարող է տվյալները փոխանցել և համաժամացնել համակարգերի միջև՝ նվազեցնելով կրկնվող աշխատանքն ու ձեռքով կատարվող գործողությունների քանակը։

Email-ներ և ծանուցումներ

Ստանդարտ նամակները, հիշեցումները, ներքին ծանուցումները և կարգավիճակի թարմացումները կարող են ուղարկվել ավտոմատ կերպով՝ որոշակի իրադարձության տեղի ունենալուց հետո։

Հաշվետվություններ

Կրկնվող հաշվետվությունները կարող են ավտոմատ ձևավորվել և ուղարկվել համապատասխան աշխատակիցներին կամ ղեկավարներին՝ առանց տվյալների ամեն անգամ ձեռքով հավաքագրման և մշակման։

Հաճախորդների follow-up

CRM-ի ավտոմատացումը կարող է ստեղծել հիշեցումներ, գործարկել follow-up հաղորդագրություններ և նախապես սահմանված կանոններով կառավարել lead-երի անցումը վաճառքի գործընթացի տարբեր փուլերով։

Ներքին աշխատանքային գործընթացներ

Հաստատումները, առաջադրանքների բաշխումը, փաստաթղթերի մշակումը, ներքին հարցումները և այլ գործընթացներ կարող են կազմակերպվել ավտոմատացված workflow-ների միջոցով։

Ինչո՞ւ ավտոմատացնել կրկնվող գործընթացները

Ճիշտ կառուցված ավտոմատացումը կարող է բիզնեսին տալ մի շարք գործնական առավելություններ։

Ժամանակի խնայողություն

Աշխատակիցները ավելի քիչ ժամանակ են ծախսում կրկնվող գործողությունների վրա և ավելի շատ ժամանակ կարող են հատկացնել այն աշխատանքին, որտեղ անհրաժեշտ են փորձը, վերլուծությունը, հաղորդակցությունը և որոշումների կայացումը։

Սխալների նվազեցում

Ձեռքով տվյալների մուտքագրումը և կրկնվող գործողությունները կարող են հանգեցնել սխալների։ Ավտոմատացումը թույլ է տալիս գործընթացները դարձնել ավելի հետևողական և կանխատեսելի։

Գործընթացների արագացում

Ավտոմատացված workflow-ը կարող է գործարկվել անմիջապես այն պահին, երբ տեղի է ունենում նախապես սահմանված իրադարձությունը՝ նվազեցնելով ավելորդ ուշացումները։

Օպերացիոն արդյունավետության բարձրացում

Երբ բիզնես գործընթացները հստակ կառուցված և ավտոմատացված են, թիմը կարող է աշխատել ավելի համակարգված, իսկ ղեկավարությունը՝ ունենալ գործընթացների ավելի լավ տեսանելիություն։

Բիզնեսի մասշտաբավորում

Բիզնեսի աճին զուգահեռ ավելանում են հաճախորդների, հարցումների, գործարքների և ներքին գործընթացների քանակը։ Ավտոմատացումը թույլ է տալիս կառավարել ավելի մեծ ծավալ՝ առանց ձեռքով կատարվող աշխատանքի նույն արագությամբ ավելացման։

Ավտոմատացումը մարդկանց փոխարինելու մասին չէ

Բիզնեսի ավտոմատացման ամենակարևոր գաղափարներից մեկն այն է, որ դրա նպատակը պարտադիր չէ մարդկանց փոխարինելը։

Նպատակը կրկնվող աշխատանքը նվազեցնելն է։

Աշխատակիցները պետք է կարողանան ավելի շատ ժամանակ հատկացնել այն գործունեությանը, որտեղ մարդկային փորձը և մասնագիտական գիտելիքը իրական արժեք են ստեղծում՝ խնդիրների լուծում, հաճախորդների հետ աշխատանք, ռազմավարության մշակում, ծառայությունների բարելավում և բիզնեսի զարգացում։

Ավտոմատացումը կատարում է կրկնվող աշխատանքը։

Թիմը կենտրոնանում է կարևորի վրա։

Սկսեք գործընթացից, ոչ թե տեխնոլոգիայից

Հաջող ավտոմատացումը սկսվում է բիզնեսի իրական աշխատանքային գործընթացների ուսումնասիրությունից։

Ավտոմատացման լուծում ներդնելուց առաջ կարևոր է հասկանալ՝

Ո՞ր գործընթացներն են կրկնվում ամեն օր։
Ո՞ր առաջադրանքներն են ամենաշատ ժամանակը խլում։
Որտե՞ղ են հաճախ առաջանում սխալներ։
Ո՞ր համակարգերը պետք է փոխանակեն տվյալներ։
Որտե՞ղ են աշխատակիցները ձեռքով տեղափոխում կամ կրկնօրինակում տեղեկատվությունը։
Ո՞ր գործընթացներն են ուշացումներ ստեղծում հաճախորդների կամ թիմի համար։

Այս հարցերի պատասխաններից հետո կարելի է որոշել, թե որ գործընթացներն են նպատակահարմար ավտոմատացնել և ինչ տեխնոլոգիա կիրառել։

Կախված խնդրից՝ ավտոմատացումը կարող է ներառել CRM համակարգեր, API ինտեգրացիաներ, custom software, workflow հարթակներ, AI լուծումներ կամ տարբեր տեխնոլոգիաների համադրություն։

Կառուցեք ավելի արդյունավետ բիզնես

Ավտոմատացումը պարտադիր չէ սկսել մեծածավալ digital transformation նախագծից։

Երբեմն մեկ ճիշտ կառուցված ավտոմատացված workflow-ը կարող է թիմի համար շաբաթական մի քանի ժամ աշխատանք խնայել։

Կարևորն այն է, որ գտնեք այն գործընթացները, որտեղ ձեռքով կատարվող աշխատանքը դանդաղեցնում է բիզնեսը, և դրանց շուրջ կառուցեք հուսալի թվային workflow։

One Source IT-ը օգնում է բիզնեսներին բացահայտել ավտոմատացման հնարավորությունները և ստեղծել տեխնոլոգիական լուծումներ, որոնք միավորում են համակարգերը, օպտիմալացնում աշխատանքային գործընթացները և նվազեցնում կրկնվող աշխատանքը։

Ավտոմատացրեք կրկնվողը։ Կենտրոնացեք աճի վրա։